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In kleinen Schritten zum grossen Erfolg

Das agile Prozessmodell von iart

Nach über zehnjährigem Bestehen blickt iart auf eine grosse Vielfalt an Projekten im In- und Ausland zurück. Keines war dem anderen gleich, es galt jedes Mal aufs Neue, Rahmenbedingungen zu definieren, die das Projekt zum Erfolg führten. Anfänglich noch der Überzeugung, dass sich diese Aufgabe mit der Zeit und Erfahrung vereinfacht, mussten wir bald erkennen, dass es im Umgang mit den verschiedenen Variablen wie Team- und Organisationsstruktur, Innovation und Kreativität oder Projektdauer und -budget kein „Schema F" für eine erfolgreiche Projektabwicklung gibt.

Es liegt in der Natur der Sache, dass vielseitige Projekte auch sehr unterschiedliche Rahmenbedingungen mit sich bringen. Wie man sich mit diesen Variablen auseinandersetzt und sie gestaltet, ist eine massgebliche Komponente des Projekterfolgs. Aus diesem Grund nimmt die Prozessgestaltung heute einen zentralen Platz in unserer Projektarbeit ein.

Komplexität als Herausforderung

Komplexität ist ein fester Bestandteil unseres Projektalltags. Wir sehen diese Tatsache nicht als Problem an, sondern sind der Überzeugung, dass komplexe Rahmenbedingungen der Nährboden für spannende und erfolgreiche Projekte sind. Es gilt nur, damit umgehen zu können. Doch worin begründet sich die Komplexität?

Unsere Projekte sind innovativ. Sie basieren auf neuen Ideen, Technologien oder Verfahren zur Entwicklung von Lösungen, die sich vom Standard abheben. Die Ausgangslage für solche Projekte ist sowohl inhaltlich als auch technisch zu Beginn meist unscharf und bietet somit Interpretationsspielraum für alle Projektbeteiligten. Das birgt Risiken, Unsicherheiten und Möglichkeiten zugleich, die zu Beginn des Projekts nicht vorhersehbar sind. Lässt sich die Idee umsetzen? Haben alle Beteiligten dieselben Vorstellungen vom Resultat? Ist es zum Zeitpunkt der Fertigstellung noch eine Neuheit? Gefordert sind deshalb nicht nur Kompetenzen und Flexibilität, sondern auch Mut und gegenseitiges Vertrauen.

Agilität als Lösung

iart begegnet der Herausforderung Komplexität mit einer agilen Arbeitsmethode, die durch kurze Arbeitsschritte das unternehmerische Risiko mindert, zugleich aber auch kreative und innovative Prozesse und die interdisziplinäre Zusammenarbeit fördert. Wir nutzen Methoden und Instrumente, die auf zwei einfachen, aber konsequent durchgesetzten Prämissen basieren: kurzen Produktionszyklen und einer iterativen, fokussierten Herangehensweise.

Im Gegensatz zur klassischen Projektabwicklung zerlegen wir Projekte in kurze, abgeschlossene Zeiteinheiten, so genannte Sprints. Diese Arbeitszyklen sind je nach Projektphase zwischen ein paar Tagen und wenigen Wochen lang und basieren auf dem Prinzip der Iteration: das kontinuierliche Überprüfen und Anpassen. Sie werden als taktische Massnahme eingesetzt, um ein Projekt Schritt für Schritt zu erarbeiten und sich so sukzessive an die optimale Lösung anzunähern.

Im Vorfeld jedes Sprints werden die Aufgaben gemeinsam mit dem Kunden priorisiert. Damit ist er jederzeit über den Projektverlauf informiert und nimmt aktiv darauf Einfluss. Zu Beginn des Sprints treffen sich alle involvierten Projektbeteiligten zum Planning, um die Teilziele und die damit verbundenen Aufgaben für den bevorstehenden Sprint auszuarbeiten. Zum Ende jeden Sprints werden die konkreten Ergebnisse, wie zum Beispiel die gestalterische oder funktionale Umsetzung einer Benutzeroberfläche oder die Umsetzung eines Prototypen, durch das Team in der Review präsentiert und gemeinsam mit dem Kunden evaluiert.

In regelmässigen Abständen finden zudem Retrospektiven statt, in denen wir den laufenden Prozess überprüfen und allenfalls korrigierende Massnahmen zur Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit festlegen. Diese Auseinandersetzung mit dem Prozess findet klassischerweise zum Ende eines Projekts statt, bildet mittlerweile aber einen integralen Bestandteil der laufenden Projektarbeit. Auf diese Weise lassen sich Probleme in der Zusammenarbeit frühzeitig erkennen und werden nicht erst am Ende rückblickend festgestellt.

Vorteile des agilen Prozessmodells

Eine agile Prozessgestaltung bedeutet also nicht, das Projektergebnis zu Beginn des Projekts bereits vollständig planen zu können. Stattdessen setzt die agile Arbeitsmethode eine gemeinsame Vision voraus, deren Erfüllung auf dem Grundsatz einer grösstmöglichen Transparenz und Flexibilität im Prozess basiert. Sie bildet den Rahmen, innerhalb dessen Veränderungen stattfinden können und sollen, jederzeit jedoch kontrollierbar bleiben.

Dies ermöglicht allen Projektbeteiligten, Probleme und Risiken zu antizipieren, aber auch neue Ideen und Möglichkeiten frühzeitig einfliessen zu lassen. Mit der schrittweisen Zielsetzung und Ausarbeitung besteht die Möglichkeit, auf die unvorhersehbaren Aspekte eines Projekts einzugehen. Mit den Instrumenten zur Selbstreflexion, dem ständigen Austausch und der iterativen Erarbeitung ist dieses Modell ideal, um die Herausforderung Komplexität erfolgreich zu meistern und bietet zugleich einen Rahmen für höchstmögliche Flexibilität im Ergebnis sowie ein effektives Risiko- und Qualitätsmanagement.